Teksti & kuvat: Sanna-Mari Jauhola ja Sami Siltala
Ajatuksesta hakemukseksi
Ajatus Euroopan mestaruuskilpailujen järjestämisestä Oulussa alkoi itää seuraväen keskuudessa viimeisimpien Oulussa järjestettyjen Suomen mestaruuskisojen aikoihin. Seuran vuosikokous kannatti ajatusta lähteä selvittelemään kilpailujen hakemista. Ennen kilpailuhakemuksen jättämistä ja päätöstä kisojen järjestämistä tehtiin alustava budjetti, jotta nähtäisiin, olisiko kilpailujen järjestäminen taloudellisesti mahdollista. Koska laskelmat näyttivät, että järjestelyihin voitaisiin lähteä, tehtiin hakemus Euroopan Voimanostoliitolle (EPF). Varsinainen kilpailun hakuprosessi oli mutkikas ja aikaa vievä – halukkaita kilpailujärjestäjiä oli useampia. Suomen Voimanostoliiton puheenjohtajan Tero Hyttisen panos oli ratkaiseva kilpailujen saamiseksi Ouluun.
Alustavat majoitusvaraukset
Hotellien käyttöaste on Oulussa ympäri vuoden korkea. Siksi ensimmäinen kriittinen asia järjestelyjen kannalta oli varmistaa majoituskapasiteetti, jotta kaikille kilpailijoille, jokaisen maan huoltotiimille, kaikille tuomareille sekä muille toimihenkilöille löytyisi majoitus kilpailun ajaksi.
Hotellien kanssa käytävissä keskusteluissa tuli esille miten eri tavalla eri hotellit toimivat. Osa ketjuhotelleista on varsin pitkälle oman ketjunsa käytäntöjen ja prosessien “vankeja”, mistä syystä liikkumavara asioiden sopimisessa on varsin kapea. Neuvotteluprosessin aikana oli opeteltava varauksiin ja hotellien palvelupaketteihin liittyviä käsitteitä ja toimintatapoja ja toisaalta hotellien piti oppia perusteita kilpailutapahtumasta ja sen vaatimuksista.
Lopulta majoitusta varattiin viidestä eri hotellista yhteensä 377 huonetta. Tämä on noin kolmasosa Oulun senhetkisestä hotellikapasiteetista. Majoituskapasiteettitarpeen arviointia varten saimme arvokasta apua edellisvuoden kilpailujärjestäjältä, joka antoi pyynnöstä käyttöömme tietoa keskimääräisistä viipymistä Albissa järjestetyissä kilpailuissa. Lisäksi arvioimme kilpailijoiden ja huoltajien määrän edellisvuosien ilmoittautumisten perusteella. Jokaisen hotellin kanssa neuvoteltiin peruutusehdot siten, että huonekiintiötä oli mahdollista pienentää “final nomination” päivämäärään asti. Kaikki majoitukset piti maksaa hotelleille etukäteen, mutta maksuehtojen sopimisessa piti ottaa huomioon, ettei hotellimaksuja tarvinnut maksaa ennen kuin kilpailujärjestäjä sai eri maaliitoilta maksusuoritukset majoituksista. Nämä ehdot olivat tärkeitä, jotta majoitusvarauksiin liittyvä taloudellinen riski oli hallinnassa.
Kilpailupaikan valinta
Kilpailupaikaksi mietittiin joko urheiluhallia tai hotellia. Asiasta käytiin alustava keskustelu seuran kokouksessa ja myöhemmin johtoryhmä teki päätöksen hotellissa järjestettävistä kilpailuista. Keskusteluja käytiin kolmen eri hotellin kanssa, näistä päädyttiin lopulta valitsemaan Lapland Hotels. Pidimme tätä ratkaisua kilpailijoiden näkökannalta parhaana vaihtoehtona. Taloudellisessa mielessä hotellin veloittama tilakustannus oli samaa luokkaa kuin urheiluhallin vuokra + kuljetukset majoitushotellien ja urheiluhallin välillä olisivat olleet. Euroopan mestaruuskilpailujen osalta sopimusehto poikkeaa Suomen mestaruuskilpailuista: mikäli kilpailupaikka on kaukana hotelleista, kilpailujärjestäjän on järjestettävä ja maksettava kuljetus majoituspaikkojen ja kilpailupaikan välillä.
Sopimukset ja budjetointi
EM-kilpailujen järjestäminen vaati kaksi sopimusta: toinen oli Euroopan voimanostoliiton (EPF) kanssa tehtävä sopimus ja toinen puolestaan solmittiin Oulu Power Teamin ja Suomen Voimanostoliiton välillä. Erityisesti EPF:n kanssa tehtävän sopimuksen sisältö on ymmärrettävä hyvin: siinä määritellään niin kilpailunjärjestäjän kuin EPF:n vastuut ja velvollisuudet ja sitä kautta sopimus määrittelee suurimman osan kilpailujen kustannuksista ja myös osan kilpailujärjestäjän tuloista. Varsinaisen sopimuksen lisäksi kilpailujärjestäjän tulee perehtyä muihin EPF:n ohjeistuksiin ja sääntöihin (constitution, By-laws, Rules of EPF). Osana sopimuskokonaisuutta on myös EPF:n kisajärjestäjälle tekemä yli 30 sivuinen tarkistuslista (EPF Organizer’s check list), jossa on määritelty varsin monenlaisia asioita hyvinkin yksityiskohtaisesti. Sopimuksessa on myös sakkopykälä siltä varalta, ellei kilpailujärjestäjä toimi sopimuksessa mukaisesti. Seuran ja liiton välisellä järjestämissopimuksella puolestaan luodaan raamit seuran ja liiton väliselle yhteistyölle. Käytännössä järjestävä seura tekee kaiken operatiivisen työn ja liitolta puolestaan saadaan taloudellista tukea ja asiantuntija-apua yksittäisissä kysymyksissä.
Budjetin tekeminen on olennainen osa kilpailujärjestelyjä. Rahavirtoja mietittäessä toiveajattelu kannattaa unohtaa ja laskea niin tulopuoli kuin kustannukset viileän realistisesti. Budjettia tarkennettiin koko ajan sitä mukaa, kun kustannukset ja tulovirrat tarkentuivat. Menojen ja tulojen suunnittelu onnistui erittäin hyvin: kilpailujen taloudellinen tulos on varsin mallikkaasti arvioidussa raamissa. Kilpailujen jälkeen saimme kuulla toiselta kilpailujärjestäjältä, että aina asiat eivät mene näin hyvin, sillä joskus kilpailut tuottavat järjestäjälle taloudellista tappiota.
Erittäin ymmärrettävä vaatimus, mutta samalla yksi suurimmista kustannuseristä, oli sopimuksen mukainen velvollisuus järjestää ruokailu tuomareille, lavatiimille ja EPF henkilöstölle (EPF virkailijat ja mediatiimi). Luonnollisesti halusimme tarjota ruoan myös omille eri tehtävissä toimiville talkoolaisille. Koska ruokailun on tapahduttava kilpailun tauolla, se oli järjestettävä mahdollisimman lähellä kilpailupaikkaa. Kartoitimme kaikki lyhyen kävelyetäisyyden päässä olevat ruokapaikat ja neuvottelujen tuloksena valitsimme lounaspaikaksi monipuolista kotiruokaa tarjoavan Ravintola Pokkisen, joka sijaitsi sadan metrin päässä kilpailupaikasta. Iltaruokailut lavamiehille, EPF virkailijoille ja mediatiimille toteutettiin eri päivinä eri tavoin: välillä noutoruokana, välillä illallisena ravintolassa.
Budjettiin oli laitettu varauma kilpailun aikaisia yllättäviä kustannuksia varten. Näitä kustannuksia myös tuli, mutta ne pysyivät ennalta varatuissa raameissa. Esimerkkinä tällaisesta kustannuksesta on henkilönostimen vuokraaminen purkutalkoita varten. Tämä ei ollut mukana alkuperäisessä purkusuunnitelmassa, mutta huomattiin rakennustalkoiden aikana tarpeelliseksi.
Kilpailujärjestäjän organisaatio
Kilpailuja varten muodostettiin johtoryhmä, johon kuului kilpailunjohtajan lisäksi neljä muuta Oulun Power Teamin jäsentä sekä kaksi henkilöä Voimanostoliitosta. Seuran jäsenistölle tiedotettiin kilpailujärjestelyistä tarpeen mukaan. Tarkoitus oli pitää seuran jäsenet tietoisina suunnittelun päälinjoista, mutta ei kuitenkaan hukuttaa jäsenistöä tietotulvaan. Kilpailujen järjestämiseen liittyy valtava määrä yksityiskohtia, joiden läpikäyminen koko jäsenistön kanssa ei ole tarkoituksenmukaista eikä edes mahdollista.
Käytännön majoitusjärjestelyt
Toisin kuin Suomen mestaruuskilpailuissa, EM-kilpailujen järjestäjän huolehtii hotellimajoituksen järjestämisestä. Kilpailujärjestäjänä teimme maaliitoille taulukon, jolla heidän tuli ilmoittaa kunkin maan tarvitsemat majoitukset. Yhteensä 29 maata lähetti kilpailuun joukkueen, henkilömäärä oli yhteensä 639. Hotellivarausten vastaanottaminen eri maiden liitoilta, niiden kirjaaminen majoitussuunnitelmataulukkoon, kommunikointi hotelleille sekä varausten laskuttaminen maaliitoilta oli tarkkuutta ja aikaa vaativa operaatio. Majoituksiin liittyviä muutoksia tuli paljon ja kaikenlaisia: joku jäi pois joukkueesta ja varahenkilön nousi tilalle, matkustuspäivät muuttuivat, viipymien pituus vaihtui ja välillä yksinkertaisesti jollakin osapuolella oli tullut virhe taulukoiden täyttämisessä. Kaikki muutokset piti viedä huolellisesti majoitussuunnitelmataulukkoon ja samalla piti tarkistaa aiheuttivatko muutokset tarpeen hyvityslaskulle tai lisälaskulle. Majoitusvarausten ja niihin liittyvän laskutuksen tekeminen vaati tiivistä ja nopeaa kommunikointia näitä asioita tehneiden henkilöiden välillä.
Tällä kertaa kilpailujärjestäjälle tuli lisätyötä, koska hoidimme Suomen joukkueen osalta jokaisen nostajan majoituksen laskuttamisen. Tämä johtui Voimanostoliiton hetkellisestä resurssipulasta.
Kun tarvittavien hotellivuorokausien määrä alkoi selvitä, vapautimme hotellivarauksia eri hotellien kanssa sovittujen peruutusehtojen mukaisesti ylimääräisten kulujen välttämiseksi. Lopulta toteutuneita huonevuorokausia oli 1396. Kaikkineen majoitusoperaation hoitamiseen käytetty tuntimäärä oli merkittävä ja kokonaistyömäärää ajatelleen toiseksi suurin osa-alue.
Kilpailutilan suunnittelu
Kilpailutilan suunnitteleminen aloitettiin sananmukaisesti tyhjästä. Silloin, kun sopimus kilpailupaikasta Lapland Hotelsin kanssa solmittiin, hotellilla oli menossa remontti eikä kilpailuun vuokrattua tilaa ollut vielä olemassa. Oli vain rakennepiirustukset, joiden pohjalta kilpailupaikan suunnittelu aloitettiin.
Kilpailutilaa suunniteltaessa pyrimme ottamaan huomioon niin EPF:n kanssa tehdyn sopimuksen mukaiset vaatimukset kuin myös eri tahojen näkökulmat: mietimme mikä toimii nostajan näkökulmasta, huollon kannalta katsottuna, mikä palvelisi yleisöä ja miten asiat pitäisi järjestää lavatiimiä tai talkoolaisia ajatellen. Tässä auttoi, että johtoryhmän jäsenistä kaikilla oli kokemusta sekä nostajan, huoltajan, spotterin että talkoolaisen rooleista.
Lavatiimi
Mastersien Euroopan mestaruuskilpailut ovat varsin pitkä, kahdeksan päivää kestävä tapahtuma. Mietimme aluksi lavatiimin kokoamista talkoolaisista, mutta se olisi ollut vaativa urakka: jo pelkästään talkoolaisten löytäminen yli viikon kestävään kilpailutapahtumaan olisi ollut hankalaa, minkä lisäksi talkoolaisten kouluttaminen turvalliseen ja nopeaan lavatyöskentelyyn olisi vaatinut melkoisesti aikaa. Lavatiimin toiminta ulkoistettiin ja tehtävää hoiti saksalainen ryhmä. Ryhmän toiminta oli erinomaista: levynvaihto oli nopeaa, nostojen varmistaminen oli tarkkaa ja turvallista ja lavatiimi kannusti jokaista lavalle tulevaa nostajaa. Lisäksi saimme heiltä kilpailun jälkeen hyvin kirjoitetun palautteen lavalla käytössä olleesta välineistöstä.
Rakennus- ja purkutalkoot
Kilpailujärjestelyjen suunnittelussa oli paljon hyötyä syksyllä 2025 Pornaisissa järjestettyjen Länsi-Euroopan mestaruuskisojen aikana kertyneistä kokemuksista. Oulun kilpailunjohtaja osallistui Pornaisten kilpailun rakennustalkoisiin. Tämä helpotti Oulun kisojen rakentamistalkoiden työmäärän arvioinnissa sekä talkoolaisten määrän suunnittelussa.
Muutama ero Pornaisten ja Oulun kilpailujen rakentamistalkoissa oli: Oulussa rakentaminen piti tehdä yhden päivän aikana. Tavaraa ei myöskään ollut mahdollista varastoida tai tuoda etukäteen kilpailupaikalle. Koska rakentamisen aikataulu oli tiukka ja tavaraa kuljetettiin kilpailupaikalle seitsemästä eri paikasta, tarvittiin tarkka suunnitelma niin logistiikan kuin rakentamisen suhteen. Tämä aloitettiin tekemällä yksityiskohtainen suunnitelma, joka eteni loogisesti vaiheesta toiseen. Samalla selvisi tarvittavien talkoolaisten lukumäärä. Rakentamistalkoisiin tarvittiin yhteensä noin 20 henkilöä, jotta työ olisi mahdollista saada valmiiksi rakentamista varten varatussa aikaikkunassa Tämän jälkeen suunniteltiin materiaalivirrat. Tavarat piti saada paikalle oikeassa järjestyksessä ja oikeaan aikaan. Muutamia käytännön esimerkkejä tämän havainnollistamiseksi: mitään ei voitu tuoda hotelliin sisälle ennen kuin lattiat oli suojattu, joten suojausmateriaalit piti saada paikalle rakennuspäivänä heti aamuvarhaisella. Lämmittelytilan kombotelineitä ei ollut mahdollista kasata ennen kuin tilaan oli tehty nostolavat, eli lavojen rakentamiseen tarvittavat materiaalit tuotiin paikalle ennen telineitä. Tarkoituksena oli siis suunnitella sekä tekeminen että tavaravirrat siten, ettei missään vaiheessa tarvitsisi odotella puuttuvia materiaaleja, vaan talkoot voisivat edetä koko ajan etukäteen suunnitellussa järjestyksessä. Lisäksi aikatauluissa piti ottaa huomioon myös hotellin toiveet, esimerkiksi se, ettei äänekästä työtä tehtäisi aikaisin lauantaiaamuna. Talkoolaiset jaettiin etukäteen tiimeihin ja jokaiselle talkoolaiselle jaettiin tieto oman tiimin kokoontumisajasta, -paikasta ja tehtävistä sekä päivän aikataulusta yleisesti ottaen. Lisäksi etukäteistutustumista varten jaettiin 3D-suunnitelma kilpailupaikasta sekä rakentamisohjeita.
Purkutalkoot aloitettiin yhteisellä kokoontumisella, jossa käytiin läpi purkamisen vaiheet. Tavaraa lähti kilpailupaikalta useaan eri paikkaan: Voimanostoliiton varastolle Tammisaareen, seuran omalle varastolle, kolmelle yhteistyökuntosalillemme sekä muutamille yhteistyöseuroille. Sekaannusten välttämiseksi oli tehty listat eri paikkoihin lähtevistä tavaroista. Logistiikka on varsin kallista, joten halusimme varmistaa, että tavarat menevät kerralla oikeisiin osoitteisiin. Esimerkiksi kuljetus välillä Oulu – Tammisaari maksaa edestakaisin EM-kalustolle yli 2500 Euroa. Lisäksi vääriin paikkoihin ajautuneet tavarat aiheuttavat tietysti myös turhaa työtä.
Yhteistyöt
Kilpailujen aikana teimme oppilaitosyhteistyötä kahden oululaisen oppilaitoksen kanssa, jotka olivat Oulun seudun ammattikorkeakoulu sekä Luovin erityisammattioppilaitos. Ensiksi mainitusta oppilaitoksesta saimme opiskelijoita ensiapupäivystäjiksi ja jälkimmäisestä saimme puhtaanapitopuolen oppilaita vastaamaan paikkojen siistinä pitämisestä arkipäivisin. Yhteistyö molempien oppilaitosten sekä kaikkien mukana olleiden opiskelijoiden kanssa sujui erinomaisesti.
Yhteistyökumppaneiden valinnalla on suuri merkitys tämän kokoluokan kilpailutapahtuman järjestämisessä. Kilpailu on pitkä ja tilanteet vaihtelevat: sekä kilpailujärjestäjältä että pääyhteistyökumppaneilta vaaditaan joustavuutta sekä kykyä ja tahtoa toimia tilanteen vaatimalla tavalla. Käytännössä esimerkiksi kisatelineet lähetettiin Ouluun huomattavan paljon aikaisemmin, kuin mihin olimme Pornaisten kilpailun perusteella varautuneet, joten varastointia hoitaneen Niemen puolelta tarvittiin ja saatiin joustoa aikatauluissa. Kilpailujen aikana puolestaan ruokalan kanssa tehtiin pientä tai isompaa säätöä liki päivittäin, samoin hotellin kokouspalveluihin oltiin yhteydessä useita kertoja päivässä ja siivouksesta huolehtineelle opiskelijaporukalle saatettiin antaa aiemmin sovittujen tehtävien lisäksi työpyyntöjä pikaisella aikataululla. Rakentamis- ja purkutalkoissa oli talkoolaisten lisäksi myös yrityksiä mm. rakentamassa kevyitä väliseiniä sekä asentamassa valo- ja audiojärjestelmiä. Nämä yritykset joutuivat siis järjestämään paikalle työväkeä viikonlopuksi, koska rakentaminen tapahtui kilpailuja edeltävänä lauantaina ja purkaminen reilun viikon päästä viimeisenä kilpailupäivänä sunnuntaina.
Talkoolaiset
Talkoolaisten rekrytointia varten suunniteltiin tarvittavat roolit, tehtiin jokaiselle roolille tehtävänkuvaukset ja arvioitiin kuinka monta henkilöä kussakin roolissa päivittäin ja/tai yhtaikaa tarvitaan. Kilpailuviikolla (pois lukien rakennus- ja purkutalkoot) oli yhteensä noin 80 talkoovuoroa. Yhden vuoron pituus oli noin 4-6 tuntia. Tämän lisäksi opiskelijat tekivät ensiapupäivystykseen liittyen 32 ja siivoukseen liittyen 40 talkoovuoroa. Muutamien avainhenkilöiden on oltava kilpailupaikalla käytännössä koko ajan. Meidän tapauksessamme tämä tarkoitti sitä, että kolme johtoryhmän jäsentä olivat leipätöistään lomalla henkilöstä riippuen viikosta kahteen viikkoa.
Talkoolaisista valtaosa oli Oulun Power Teamin jäseniä, mutta sen lisäksi merkittävä osa talkoolaisista oli Kuntosali Puntin asiakkaita. Lisäksi muutamia talkoolaisia saatiin myös naapuriseuroista. Lopulta talkoolistat saatiin yllättävän helposti täyteen. Talkoolaisia oli tapahtuman aikana yksilöinä yhteensä 50 eri henkilöä.
Oulun alueella on kuntosaleja, jotka tarjoavat hyvät puitteet voimanostoa varten. Oulun Power Team on tehnyt jo pitkään yhteistyötä näiden salien kanssa. Kilpailujärjestelyissä tämä yhteistyö oli jälleen merkittävässä roolissa. Kilpailulavalla oleva komboräkki sekä telinekorkeuksien komboräkki tulivat EPF:ltä, mutta vaatimusten mukaan myös lämmittelytilaan tarvittiin IPF-hyväksytty välineistö. Seuralla on vain yksi oma komboräkki, joten Kuntosali Puntin, Valmennuskeskus Voimalan sekä Classic Gymin kilpailuihin lainaksi antamat komboräkit, painot ja tangot tulivat todella tarpeeseen.
Yritysyhteistyö
Tämänhetkinen taloudellinen tilanne ei ollut kaikista otollisin sponsorien hankkimista varten. Siitä huolimatta teimme yhteensä liki kaksikymmentä yhteistyösopimusta erilaisten yritysten ja matkailualan toimijoiden kanssa. Pääyhteistyökumppania lukuun ottamatta muut yhteistyökumppanit olivat uusia, eli sellaisia yrityksiä, joiden kanssa seuralla ei ole ollut aiempaa yhteistyötä. Osa yhteistyöstä oli sponsorointia, osassa puolestaan saimme ostettua tarvitsemiamme palveluita alennetulla hinnalla.
Kiitosjuhla
Kaksi viikkoa kilpailu-urakan päättymisen jälkeen järjestimme talkoolaisille kiitosjuhlan. Ohjelmassa oli lyhyt esitys, jossa oli kuvia sekä videoita kilpailuviikolta. Jaoimme myös kolme kunniakirjaa: Sofia Riekille kilpailujen kauniin logon suunnittelemisesta, Ari Flinkmanille palkintokorokkeen rakentamisesta (etukäteen ostettu palkintokoroke osoittautui käyttöön soveltumattomaksi) sekä Petteri Hellgrenille hyvän tunnelman luomisesta kilpailupaikalla. Jokainen talkoolainen sai myös pienen muiston kilpailuista. Näiden lyhyiden juhlallisuuksien jälkeen nautimme maistuvan päivällisen kiinalaista ruokaa.
Kilpailujärjestäjän työ ei lopu kilpailujen loppumiseen eikä edes kiitosjuhlaan. Jäljellä on vielä hallinnollisia asioita: kirjanpidon tekeminen loppuun, viimeisten laskujen maksaminen, toiminnantarkastuksen järjestäminen. Yhtenä mukavana kilpailuviikon jälkeisenä tehtävänä oli kirjoittaa muutamalle nuorelle talkoolaiselle työtodistus hyvin tehdystä talkootyöstä.
Kiitokset
Lopuksi haluamme vielä tässä(kin) yhteydessä kiittää seuraavia tahoja:
Jokaista talkoolaista – tapahtuman voi suunnitella pienellä tiimillä, mutta toteutukseen tarvitaan väkeä. Ja millaista väkeä saimmekaan paikalle: hyväntuulista, yhteen hiileen puhaltavaa ja toimeliasta.
Kaj Mattila – WEC kisojen kokemusten jakamisesta, erittäin hyödyllisistä ohjeista ja vinkeistä.
Tero Hyttinen – vahvasta tuesta hakemusprosessin aikana sekä asiantuntija-avusta koko projektin läpi.
Jarmo Arvaja – erinomaisesta työstä teknisen sihteerin tehtävässä.
Pekka Niva – avusta näyttöjen asentamisessa ja yleisestä talkoo-osaamisesta. Erityismaininta naulakoiden käyttämisestä monitoritelineenä.
Sylvain Girot – Albin Masters EM-kilpailujen johtaja, jolta saatiin hyödyllistä tilastotietoa.
Yhteistyökumppaneita:
Lapland Hotels, erityisesti Pentti Säkkinen ja Kaija Kamula
Ravintola Pokkinen, erityisesti Sari Kukkonen
Oulun ammattikorkeakoulu
Ammattiopisto Luovi
Otaxi
Tuohinon tila
Kuusisaari Performance Oy
Högfors GST
Kemin Matkailu
Joo-kodit
Juho Suomi
Nosturiliike Sulkala
Niemi Palvelut
Pohjola Matka
Nallikari Safaris
Merioulun neuvola
Ravintola Gaia
Olosauna
Oulun telttavuokraus
Oulun pysäköinti
Lava ÄS-SÄ Oy
Ja viimeisimpänä, mutta ei vähäisimpänä, taulukkolaskentaohjelmaa, jota ilman mikään ei olisi ollut mahdollista.
Kilpailut eivät tapahdu, ne tehdään!
